Melding of vergunning organiseren evenement

Een evenementenmelding of -vergunning vraagt u aan met de online EvenementAssistent. Dat is een speciale website voor evenementenaanvragen. Bij deze website kunt u ook de vooraankondiging doen. Alle belangrijke partijen (bijvoorbeeld politie, brandweer of GHOR) brengen we op de hoogte van uw evenement. Aan het einde van de aanvraag hoort u onder welke categorie uw evenement valt. We kennen 4 categorieën:

• Meldingsplichtig evenement; beperkt effect op de openbare orde, veiligheid en het milieu. Bijvoorbeeld een buurtfeest.
• A-evenement: laag risico, beperkte impact op de omgeving en beperkte gevolgen voor het verkeer. Bijvoorbeeld een rommelmarkt, carnavalsoptocht of een straatfeest waarbij de straat afgesloten wordt.
• B-evenement: A-evenement: laag risico, beperkte impact op de omgeving en beperkte gevolgen voor het gemiddeld risico, grote impact op de directe omgeving en/of grote gevolgen voor het verkeer. Bijvoorbeeld Limburgs Mooiste, Wintertijd Heerlen of Aod op Nuj.
• C-evenement: hoog risico, grote impact op de stad en/of grote regionale gevolgen voor het verkeer. Bijvoorbeeld ParkCity Live, Braderie Hoensbroek of Cultura Nova.

Elke activiteit waar publiek mag komen voor plezier en vermaak is een evenement. Twijfelt u of uw activiteit een evenement is, neem dan contact op met evenementen@heerlen.nl.

Tips

• Sla uw aanvraag digitaal op. Bij de volgende editie kunt u uw aanvraag kopiëren en hoeft u maar de wijzigingen aan te brengen.
• Kijk in de kalender van de EvenementAssistent. Misschien is er op uw datum al een ander evenement waar u niet mee samen wilt vallen. Met de vooraankondiging van uw evenement kunt u bekijken of uw datum past.
• Uw evenement onder de aandacht brengen? U kunt in de UITagenda van Heerlen op de website van Heerlen Mijn Stad of VisitZuidLimburg gratis een evenement plaatsen.

Nodig voor aanvraag

Om uw aanvraag goed en op tijd te beoordelen, hebben we een aantal dingen van u nodig. De EvenementAssistent geeft aan welke documenten we nodig hebben. U kunt deze uploaden. Hieronder noemen we een aantal voorbeelden van documenten die we vragen bij een evenementenvergunning:

Bebordingsplan

U moet bij de aanvraag een bebordingsplan toevoegen. Bij grote evenementen kunnen we ook nog naar een mobiliteitsplan vragen, waarop staat waar de fietsroutes zijn, waar bezoekers moeten parkeren, enzovoorts. Wilt u hulp bij het maken van zo’n plan? Kijk dan op de website van Traffic Chart.

Veiligheidsplan

Evenementen gaan samen met risico’s. Daarom vragen we aan u als organisator om een veiligheidsplan op te stellen. Daarmee bent u voorbereid op eventuele risico’s. U kunt gebruik maken van het sjabloon in de EvenementAssistent. Als er hulpverleners zijn, is soms ook een zorgplan nodig.

Bouwboeken en constructies  (tenten, podia etc.)

Voor het plaatsen van tijdelijke constructies tijdens evenementen (bijvoorbeeld: tenten, podium, luifels, torens) moet u een bouwboek aanleveren. De maker van de constructie levert het bouwboek. Dit is bijvoorbeeld verplicht voor tenten met een oppervlakte groter dan 100 m2. Ook is dan een indelingstekening nodig op een schaal van 1:100 waar alles staat (bijvoorbeeld podium, tafels en stoelen) en waar de noodverlichting, brandblussers, vluchtroutes en -deuren zijn en die aangeeft hoeveel personen worden toegelaten.

Plattegrond

Een plattegrond is verplicht bij ieder evenement. Dit is nodig voor de beoordeling van uw plan. Op de plattegrond moet staan:

1. Geef aan waar het evenemententerrein komt te liggen ten opzichte van de omliggende wegen, huizen, enzovoorts
2. Afstanden tot aangrenzende panden, bijvoorbeeld woningen
3. Geef aan waar alles komt te staan. Denk aan tenten, podium, tribunes, attracties, toiletten, enzovoorts
4. Vermeld de afmetingen voor alles dat op het terrein komt te staan. Denk aan de tenten, podium, tribunes, attracties, toiletten, enzovoorts
5. Afstanden van kook-, bak- en braadapparatuur ten opzichte van elkaar en de omgeving , bijvoorbeeld tenten of gebouwen
6. Vermeld de vluchtroutes en de breedte van de vluchtroute
7. Legenda (wat is wat; verklaring van gebruikte symbolen en aanduidingen)
8. Lever aan op schaal 1:500, vermeld een noordpijl

Heeft u vragen of wilt u meer informatie over het maken van deze documenten? Mail: evenementen@heerlen.nl.

Is een melding voldoende? Meld het evenement minimaal 4 weken van te voren aan.
Heeft u een vergunning nodig? Vraag die minimaal 8 en maximaal 26 weken vóór het evenement aan.

De gemeente beslist binnen 8 weken na ontvangst van uw aanvraag. Deze termijn kan de gemeente een keer verlengen. Gaat het om een risicovol evenement dan is de beslistermijn langer.

U kunt bezwaar maken tegen de beslissing op uw aanvraag. Doe dit binnen 6 weken. Bent u het daarna niet eens met de uitspraak op het bezwaarschrift? Teken dan beroep aan bij de rechtbank.